Business English: Poslovna komunikacija preko telefona

         U novije vreme, sve više poslovnih razgovora je moguće obaviti preko telefona, tako da se posebna pažnja obraća na samu formu poslovnog telefonskog razgovora, gde treba biti ekonomičan koliko je moguće, tako da se ne troši previše vremena, precizan, tako da možemo da prensemo sve neophodne informacije drugoj strani, od koje se naravno očekuje isto. Moramo znati koga zovemo, sa kime želimo da razgovaramo, kojim povodom i da imamo kraj sebe neku olovku ili ubeležene informacije koje želimo da kažemo, poput brojeva telefona, faktura, datuma... Ukoliko odgovaramo na poziv, takođe treba da budemo u mogućnosti da nešto pribeležimo ako se ukaže potreba.
     Na početku poslovnog razgovora, kada se javljamo, obavezno treba dati sagovorniku 4 informacije:

1. Pozdraviti ga
2. Reći ime firme
3. Predstaviti se
4. Pitati na koji način mu možemo pomoći
    
      Na engleskom možemo koristiti nekoliko fraza prilikom javljanja na telefon:

Hello!
Hi!
Good morning!
Good afternoon!
Good day!

     Ono što sledi je ime kompanije, gde se ne mora koristiti ,,This is", može se samo izgovoriti ime, što je uobičajenije, a i izbegava se ponavljanje, jer ,,this is" možemo iskoristiti kod predstavljanja sebe sagovorniku. Takođe, možemo reći i u kom delu kompanije radimo: Super fashion company, marketing, ili Cooking company, sales department.
     Pre sopstvenog imena, uobičajeno je da kažemo ;;This is..." Ili: ,,Sara speaking". U telefonskim razgovorima nikada nećemo čuti ,,I am", kao što u svakodnevnom govoru, ili kada razgovoramo sa nekim lično, nikada pre svog imena nećemo izgovoriti: ,,This is". Ono što bismo svakako mogli reći je:

This is Mary.
My name is Lara.
James here.
Marko speaking.

     Na kraju prve rečenice koju izgovaramo u telefonskom razgovoru, treba pitati na koji način možemo pomoći sagovorniku:

How can I help you?
What can I do for you?
     
     Ukoliko znamo da je dolazni poziv iz naše firme, ne moramo biti toliko formalni, ali u situacijama kada nismo sigurni, uvek je bolje biti preterano formalan, nego preterano neformalan, barem kada je o poslu reč, tako da nikada nećemo pogeršiti sa prvom rečenicom u kojoj navodimo ove četiri informacije.
     Kada nam se sagovornik predstavi i kaže sa kime bi želeo da razgovara, ukoliko nismo mi u pitanju, treba ga staviti na čekanje dok pokušavamo da pronađemo onoga koga traži, što će delovati mnogo profesionalnije od dozivanja kolega, što često radimo kod kuće, ali na poslu tome nema mesta.  Evo jednog primera uspešnog poslovnog, telefonskog razgovora:



Martha: Hello! Telephone company, Marta here, how can I help you?
Jim: Hi Marta! My name is Jim, I'm calling for Maya Smith.
Martha: Just a moment, please.
Jim: Okay.
Martha: Thank you for holding, Maya's not here at the moment, can I take a message?
Jim: Yes, please, can you ask her to call me, regarding the invoice no.1, my telephone number is 111 - 111?
Martha: All right, I'll inform her about it.
Jim: Thanks! Good bye!
Martha: Good bye!